Notizbuch, Google-Formular oder Reservierungssystem: wann sich der Umstieg wirklich lohnt

Das Notizbuch ist kein Rückstand, für manche Restaurants bleibt es die beste Wahl. Hier stehen die Bedingungen, unter denen das gilt, was ein Google-Formular kann und was nicht, und fünf Anzeichen, dass der alte Weg mehr kostet als ein System.

Die meisten Texte über Reservierungssysteme gehen davon aus, dass das Notizbuch das Problem ist. Ist es nicht. Für manche Restaurants bleibt es die günstigste und schnellste Lösung, die es gibt. Dieser Text vergleicht drei Wege, Reservierungen anzunehmen, Notizbuch, Google-Formular und System, danach, was jeder wirklich leistet, was er kostet und ab welchem Punkt er nicht mehr reicht.

Wann das Notizbuch besser ist

Das Notizbuch gewinnt, wenn all das gleichzeitig zutrifft:

In dieser Situation löst ein System ein Problem, das Sie nicht haben, und fügt einen Schritt hinzu, der bremst. Zahlen Sie nicht monatlich, um langsamer zu arbeiten. Der Rest dieses Textes gilt erst, wenn eine dieser Bedingungen wegfällt.

Was ein Google-Formular kann und was nicht

Das Formular ist der Zwischenschritt: Der Gast füllt Felder aus, Sie bekommen eine E-Mail. Es ist kostenlos, in einer halben Stunde eingerichtet, und für ein Restaurant mit wenigen Vorabreservierungen ein vernünftiger Anfang. Drei Dinge tut das Formular aber nicht.

  1. Es prüft keine Verfügbarkeit. Das Formular weiß nicht, wie viele Tische Sie haben. Es nimmt brav fünfzehn Anfragen für Samstag 20 Uhr an, und jemand muss sie von Hand sortieren und die Gäste anrufen, für die kein Platz ist.
  2. Es bestätigt dem Gast nichts. Der Gast hat eine Anfrage geschickt und wartet. Bis jemand antwortet, existiert die Reservierung für ihn nicht, und ein Teil reserviert in der Zwischenzeit woanders.
  3. Es merkt sich nichts. Jede Anfrage ist eine neue E-Mail. Nach einem Monat haben Sie hundert E-Mails, aber keine Gästeliste.

Das Formular ist in dem Moment nicht mehr vernünftig, in dem Sie anfangen, Gäste anzurufen, um ihnen zu sagen, dass doch kein Platz ist. Dieser Anruf kostet mehr als jedes Abonnement.

Was ein System hinzufügt

Ein Reservierungssystem tut, was das Formular nicht kann, und zwar ohne Handarbeit des Personals. Bei Online-Reservierungen wählt der Gast Datum, Uhrzeit und Personenzahl, das System prüft sofort die freien Tische anhand des Tischplans (Kapazität jedes Tisches, Reservierungsdauer, Umbauzeit) und schickt eine Bestätigung per E-Mail. Ist der Termin belegt, sieht der Gast sofort bis zu drei Alternativtermine. Das Restaurant wird im selben Moment benachrichtigt, und telefonische Reservierungen trägt das Personal in denselben Kalender ein.

Formular für die Online-Tischreservierung auf einem Smartphone, jelo.hr-System
Der Gast reserviert vom Handy aus; das System prüft freie Tische vor der Bestätigung.

Im Pro-Paket kommen eine Erinnerung am Vortag und ein Gastprofil mit Besuchszahl und Notizen hinzu, das sich von selbst füllt. Das sind Dinge, die weder Notizbuch noch Formular physisch können.

Der Vergleich in Zahlen

Der Unterschied zwischen 0 € und 39 € ist real. Die Frage ist nur, wie viele Reservierungen im Monat Sie an ein Formular verlieren, das nicht bestätigt, und an ein Notizbuch, das um 23 Uhr nicht funktioniert. Bringt eine durchschnittliche Reservierung 50 €, decken ein bis zwei zusätzliche pro Monat das Abonnement.

Fünf Anzeichen, dass der alte Weg Sie Geld kostet

  1. Eine Doppelbuchung mehr als einmal pro Saison. Das ist kein Pech, sondern ein Systemfehler, und der Preis ist ein Gast, der an der Tür gewartet und es weitererzählt hat.
  2. Verpasste Anrufe in der Stoßzeit. Zählen Sie sie an einem Wochenende auf dem Restauranttelefon. Jeder davon ist eine Reservierung, die an jemand anderen ging.
  3. Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten. Wenn Gäste Ihnen um 23 Uhr auf Instagram schreiben, würden sie selbst reservieren, wenn sie könnten.
  4. Sie wissen nicht, wer wiederkommt. Wer fünfmal da war, wer zweimal nicht erschienen ist, wer jedes Jahr bei Ihnen Geburtstag feiert. Diese Information bringt Geld und verschwindet mit jeder Seite.
  5. Das Personal wechselt. Wenn Tischplan und Gewohnheiten der Stammgäste im Kopf einer Person leben, ist jeder Weggang ein Verlust. Ein System hält dieses Wissen außerhalb der Köpfe.
Übersicht der Stammgäste mit Besuchszahlen und Notizen im jelo.hr-System
Das Gastprofil füllt sich mit jeder Reservierung von selbst: Besuche, Notizen, Vorlieben.

Wie Sie es ohne Risiko prüfen

Ändern Sie Ihre Arbeitsweise nicht über Nacht. Neue Betriebe erhalten alle Pro-Funktionen 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, sodass Sie parallel arbeiten können: Das Buch bleibt an der Bar, das Formular steht auf der Website. Zählen Sie nach zwei Wochen, wie viele Reservierungen über das Formular kamen und wie viele außerhalb der Öffnungszeiten. Ist die Zahl klein, behalten Sie das Buch und sparen das Geld. Ist sie es nicht, haben Sie sich die Frage selbst beantwortet.

Das Restaurant Volaria in der Marina Veruda, mit rund 130 Plätzen und Gästen von den Booten und aus der Stadt, ist genau diesen Weg gegangen: Reservierungen kommen heute online an, das Personal sieht sie auf dem Tablet neben dem Tischplan, und Bestätigungen und Erinnerungen gehen von selbst an die Gäste.

Sehen Sie, was in welchem Paket enthalten ist, oder schicken Sie eine Anfrage, und wir zeigen Ihnen, wie das System mit Ihren Tischen und Ihrer Reservierungszahl aussähe.