Come riconoscere i clienti abituali senza un registro: cosa registra jelo.hr su ogni ospite e come lo utilizza lo staff

In una stagione con quattro camerieri a rotazione, nessuno sa se l'ospite al tavolo 4 è alla sua ottava visita. Cosa registra il sistema dalla prenotazione, come divide i clienti in nuovi, abituali e VIP e cosa vede il personale sul tablet?

Il proprietario di un ristorante conosce a memoria una ventina di volti. A luglio, quando in turno si alternano quattro camerieri, di cui due stagionali, nessuno dietro al bancone sa che la coppia al tavolo 4 quest'anno è venuta per l'ottava volta e che ordina sempre la stessa bottiglia di malvazija. Il registro cartaceo delle prenotazioni non lo ricorda, perché vi si annotano solo il nome e il numero di persone, non la cronologia. Questo testo descrive ciò che il sistema jelo.hr registra sull'ospite senza alcun inserimento manuale e cosa può farne il personale durante il turno.

Cosa viene registrato automaticamente sull'ospite

Ogni prenotazione che arriva tramite il sito web del ristorante, il profilo su jelo.hr o che viene inserita dallo staff dopo una chiamata telefonica, apre un profilo ospite. A ogni visita successiva, lo stesso profilo viene aggiornato, raccogliendo:

• contatti e cronologia delle prenotazioni, incluse le date degli arrivi
• numero di visite, conteggiato automaticamente dal sistema
• spesa totale di tutte le visite e spesa media per visita
• note e preferenze inserite dallo staff: allergia alla frutta a guscio, tavolo lontano dalle casse, compleanno in agosto

In base al numero di visite e alla spesa, il sistema suddivide ogni ospite in uno dei tre gruppi: nuovo, abituale o VIP. Il proprietario non effettua la suddivisione manualmente, ma la trova già pronta nella panoramica dei clienti abituali, con il numero di visite e le preferenze di base accanto a ogni nome.

I tre gruppi di ospiti e come gestirli

La suddivisione ha valore solo se ogni gruppo viene trattato diversamente. Ecco come si comportano i ristoranti che gestiscono gli ospiti tramite il sistema:

1. Nuovo ospite. L'obiettivo è la seconda visita. L'ospite riceve la conferma della prenotazione e un promemoria il giorno prima e, dopo la visita, un invito via e-mail a lasciare una recensione su Google, con un link diretto al vostro profilo. Lo staff al tavolo non deve chiedere nulla.
2. Ospite abituale. L'obiettivo è che la visita diventi un'abitudine. Qui entra in gioco il programma fedeltà con una soglia chiara, ad esempio un dessert dopo la quinta visita; ospite e staff vedono nel profilo quante visite mancano al premio.
3. Ospite VIP. L'obiettivo è che non vada mai altrove. Per gli ospiti VIP vale ciò che non si può comprare: il tavolo che preferiscono, un posto il sabato alle 20:00 quando tutto è al completo o l'invito a una degustazione del nuovo menu prima della pubblicazione.

Per nessun gruppo conviene applicare uno sconto sull'intero conto. Non cambia il comportamento dell'ospite e il margine cala a ogni visita.

Cosa vede lo staff prima che l'ospite si sieda

I dati nel profilo valgono solo se il cameriere li vede nel momento in cui l'ospite entra. Nel sistema jelo.hr, il personale ha su tablet l'elenco delle prossime prenotazioni con nome dell'ospite, numero di persone, tavolo e note. Quando si avvicina la prenotazione delle 20:00, il cameriere vede che si tratta di un ospite con allergie che ama il tavolo vicino alla finestra e lo fa accomodare lì, senza chiedere nulla e senza controllare in cucina.

Il piano Pro+ include un tablet fisico configurato per il locale e un accesso dedicato per lo staff: i dipendenti monitorano prenotazioni e tavoli, ma non accedono all'Admin con prezzi e impostazioni. La configurazione è descritta nella pagina sull'accesso per lo staff. La nuova prenotazione arriva sul tablet immediatamente dopo la ricezione, così non capita che un ospite arrivi con una conferma che nessuno in turno ha visto.

Quando un ospite smette di venire

Senza uno storico, un ospite che veniva ogni due settimane e poi sparisce si nota solo quando qualcuno dello staff si ricorda di non vederlo da tempo. Con lo storico, la data dell'ultima visita è visibile nel profilo. Una regola pratica: una volta al mese aprite l'elenco dei VIP e dei clienti abituali e guardate chi non viene da più di sessanta giorni. A queste persone non inviate un annuncio di massa, ma un breve messaggio personale con un invito per il menu stagionale. L'elenco è breve, quindi richiede solo mezz'ora.

È importante anche di chi sia quell'elenco. Quando un ospite prenota tramite un portale, i suoi dati restano al portale. Quandoo ha annunciato la cessazione delle attività e che il servizio era disponibile fino al 30 settembre 2026 (avviso su quandoo.de, settembre 2026); i ristoranti che per anni hanno gestito gli ospiti tramite esso ora devono ricostruire quella cronologia da zero. Lo storico nel sistema jelo.hr è legato al vostro ristorante e alle vostre prenotazioni.

Quanto costa e come iniziare

La registrazione degli ospiti, la suddivisione in gruppi e i premi fanno parte del piano Pro da 59 € al mese. Pro+ a 99 € al mese aggiunge il tablet per il locale, l'accesso per lo staff e il supporto prioritario. L'attivazione si paga una tantum (99 €) e include la configurazione del sistema, il sito web, la configurazione delle prenotazioni e le notifiche e-mail. Non ci sono commissioni per ospite, l'abbonamento dura almeno sei mesi e per i primi sette giorni potete utilizzare tutte le funzioni del piano Pro senza inserire la carta. Per fare un confronto, Eat App per il piano Lite più economico addebita 69 $ al mese con pagamento annuale, ovvero 99 $ al mese con pagamento mensile (restaurant.eatapp.co/pricing, settembre 2026).

Per iniziare è sufficiente che le prenotazioni passino attraverso il sistema e che lo staff inserisca una nota per ognuna quando necessario. In tre mesi, l'elenco dei clienti abituali sarà più preciso della memoria di qualsiasi membro dello staff. Se volete vedere come apparirebbe la panoramica degli ospiti per il vostro locale, contattateci tramite la pagina contatti.